La pandémie de Covid-19 et la mise en confinement de la France ont requis des organismes sociaux d’être pleinement présents pour assurer leurs missions d’intérêt général. Dans cette épreuve inédite, l’Agirc-Arrco a mobilisé son dispositif communautaire de gestion de crise, sur lequel elle travaille depuis plus de deux ans. Sandra Fournier, responsable Gestion de crise et Continuité d’activité à l’Agirc-Arrco, et Claire Bel Faynot, responsable de l’unité Risques et Contrôle à l’Agirc-Arrco nous expliquent en quoi cela consiste.

Est-il possible de se préparer à une pandémie de cette ampleur ?
La pandémie reste le scénario « source » qui a permis le déploiement de la démarche plan de continuité des activités/gestion de crise (PCA/GC) (lire l’encadré) au sein de la fédération. Nous avons pu nous appuyer sur notre dispositif de gestion de crise déployé depuis plus de 10 ans au sein de la fédération après la pandémie de H1N1 en 2009. Il a aussi été construit depuis deux ans avec l’ensemble des GPS à l’échelle du régime Agirc-Arrco, ce qui nous a donné des automatismes pour se rassembler rapidement et s’organiser autour de priorités communes. Nous avions par ailleurs recensé l’ensemble des activités critiques et testé la capacité de continuité de certaines comme la compensation financière ou le paiement des salaires – en situation dégradée, sans accès aux bureaux. Une anticipation et un entraînement qui, au moment du confinement, nous ont fait gagner du temps et de la sérénité, deux denrées précieuses en période de crise.

Concrètement comment cela s’est-il passé ?
Dès le début de la pandémie s’est activé un réseau associant cellules de veille et de crise des GPS et de la fédération, par métier et fonction-clé. Cette coordination nous a permis, entre février et mars, d’anticiper ou d’appliquer très vite les directives gouvernementales et d’échanger sur nos dispositifs internes, notamment les bonnes pratiques en matière de maîtrise de risque sanitaire dans nos activités. Et à partir du confinement de nous rassembler autour de priorités claires et de partager nos préoccupations liées à la crise Covid-19. Priorité des priorités : assurer le meilleur niveau de service possible, malgré la fermeture des sites, pour les différents publics de l’Agirc-Arrco, à commencer par toutes les personnes demandant leur retraite ou une pension de réversion. Un défi relevé grâce à l’engagement sans faille des équipes de conseillers et de gestionnaires, ainsi qu’au déploiement dans des délais extrêmement rapides de moyens technologiques pour accompagner à distance les assurés.

Comment s’est préparé le déconfinement ?
Nous avons formé des groupes de travail pluridisciplinaires, focalisés chacun sur une problématique : retour d’expérience du confinement, modalités et jour J du déconfinement, organisation du travail… Il s’agit d’abord d’accompagner la reprise avec toutes les précautions sanitaires. L’équipe environnement de travail et immobilier est parvenue, malgré la pénurie, à nous faire livrer des masques en quantité suffisante. Chaque salarié de la fédération a ainsi disposé d’un kit de protection complet – incluant gel et masques – d’un guide pratique prolongé via le RSR d’une FAQ propre à chacun des sites et de réunions à distance pour bien appréhender les règles et gestes de prévention sur site. Nous nous appuyons également sur le réseau des coordinateurs de site qui connaissent leur site et qui remontent les éventuelles difficultés. Un vrai travail d’équipe pluridisciplinaires qu’il faut coordonner. Au-delà, nous essayons d’anticiper tous les scénarios. Entre autres, nous planchons sur la démarche et le protocole à adopter en cas de nouvelle vague de contamination au Covid-19.

Quelles incidences sur l’organisation du travail ?
L’activité en télétravail s’est poursuivie, partout où c’est possible jusque fin mai, de manière à réduire au maximum le risque d’exposition au virus. Dans une première phase, seuls les collaborateurs volontaires, avec l’accord de leur responsable, sont revenus sur leur lieu de travail. Nous prenons le temps d’une reprise sur site progressive, différenciée, avec des plages horaires adaptées aux contraintes de chacun, élargies pour éviter les transports en commun aux heures de pointe, nous adaptons au fil de l’eau le dispositif. Dans une période complexe et incertaine, la souplesse, la prudence et la bienveillance sont plus que jamais nécessaires.

Le plan de continuité des activités et de gestion de crise est un des volets qui compose le Système de Management des Risques de la Retraite Complémentaire (SMR-RC) déployé en 2015 par la DARC. Ce système consiste à évaluer tous les risques, pouvant impacter directement ou indirectement la retraite complémentaire au niveau de la fédération comme du régime, puis de développer un plan d’actions pour mieux les maitriser. La démarche consiste notamment à suivre :

  • la maîtrise des risques de la fédération et du régime Agirc-Arrco
  • le plan de continuité d’activité et de gestion de crise de la fédération et du régime
  • la fraude au niveaux fédération et régime
PARTAGER :